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应付账款

应付帐款表格

用餐/娱乐申请表 右箭头键,行

AP工作人员处理所有非工资款项的支付。

Release of student funds is managed by 学生账户. 我们坚持机构和国家的政策和程序。 Please contact a staff member at [email protected] with any questions.

准确的附件：请遵照……的指引 如何将发票附在订单上并通知应付账款（AP）

付款的最后期限:

  • 周三的检查运行将包括所有拨款账户和所有Jaggaer要求的项目在周一结束时收到。 在周一截止日期之后收到的物品可能要到下一周才能收到付款。
  • 周四的检查将包括所有其他未通过Jaggaer处理的本地账户，这些账户在本周周二结束时已转为AP。 在周二截止日期之后上交的项目可能要到下一周才能拿到报酬。

时间证明：这些截止日期允许应付账款（AP）、差旅费和工资单（icp）在付款前完成发票和凭证审查。

学生账户： AP需要在周三之前拿到支票总数，否则学生账户将需要与AP工作人员保持联系，以确保及时付款。

而应付账款打印所有LC州支票，关于支付给学生的问题是直接到 学生帐户服务。

问题: 电子邮件 [email protected] 如果您对这个过程有任何疑问，请致电208-792-2202。

Perceptive是AP使用的文档成像系统。您可以找到超过100美元的完整发票扫描件，以及部门间收费（IDG， IDP， IDW， IDM）。
员工可以要求应付帐款职员提供有关文件类型和使用Perceptive的说明的更详细信息。
注册办公室也使用Perceptive来获取学生信息。 经验 适用于所有浏览器，但你必须在校园里或使用VPN访问信息。 

作为财务总监办公室的一部分，应付账款帮助LC 博彩平台遵守州和机构的财务政策。 以下与应付账款处理直接相关的制度政策包括：
 
 
 
 
所有LC州立政策的最新版本都在 政策 页面。 

要向个人或供应商付款，刘易斯-克拉克州立大学必须在处理付款之前收到有效的收据或发票。

可接受的收据/发票具有以下属性：

  1. Vendor name and remittance address
    -For receipts, if this information is not printed on the receipt, ask the vendor to stamp or print the business name and address on the receipt.
  2. Date of purchase
    -The purchase date should not exceed 30 days prior to submitting for payment.
  3. Detailed description of the purchase
    -Itemized descriptions for each item purchased, including quantity and price
  4. Total amount paid
    a. Sales tax should not be included on any 购买 of goods or services received in Idaho
    b. Sales tax can be reimbursed for out-of-pocket 购买 made by an individual via cash advance or as a travel expense
  5. Method of Payment
    a. Invoices should show that the transaction is a direct bill to 刘易斯-克拉克州立大学 and the full amount due.
    b.旅费偿还和预付现金收据的收据应反映全额付款。


附加分

  • 经批准的膳食费用可包括小费。 小费可以手写在详细的餐厅收据上。 15-18%是可以接受的。 最大允许是税前20%。
  • 刘易斯-克拉克州立大学或LC州立大学必须首先列出。 个人应该列在大学之后，或者根本不列。
  • 如果付款方式是个人卡，收据上应该有个人的名字和信用卡的最后四位数字。
  • 除非附有详细收据，否则信用卡单据不是有效收据。
  • 电子邮件收据必须标明上面列出的所有五项，并在电子邮件地址中注明企业名称。 Please forward entire e-mail chains directly from the vendor to [email protected] for digital invoices.
  • 所有收据必须清楚地来自第三方来源，并详细说明相关购买。

id或跨部门费用是指部门间购买的服务或商品。 id不用于重新分类费用或在账户之间转移资金。

ID类型

  • IDG - General：用于两个帐户之间的一般费用
  • IDM -多重：对多个账户收取一笔交易的费用，所有收入归一个账户
  • IDP -打印：用于打印费用从 图形通信印刷店
  • IDW -工单：用于物理工厂工单费用

IDP表格可在Sam Glenn的图形通信印刷店获得。 所有其他身份证明表格可在行政103的主计长办公室获得。

在“同事”中查找id：

  • 去youi
  • 在凭证查找字段中键入： you . default . invoice . no eq ' idg# 123456'
    • 您必须输入正确的ID类型并使用#符号。

在经验中查找id：

  • 登录Perceptive
  • Select the 文档 tab
  • Select the 通过ID # in the department tree on the left
  • 输入ID号
    • 例如:IDP # 18446
    • 您必须键入ID类型并使用#符号
  • 双击结果以查看表单的扫描结果

自2018年11月1日起，LC 博彩平台不再处理除旅行索赔外的员工报销。 为确保事先批准， 现金垫款 被处理。

预支现金之前：

  • 应付帐款必须在需要预支现金之前的星期二中午12点之前收到准备充分的现金预支请求。 
  • 市场汇率（如有需要）必须在预支款项之前得到主管部门的批准并由应付账款收到。
  • 所有员工必须有直接存款才能收到预付款。 如果需要纸质支票，必须提出要求。
  • 博彩平台 Contracts and all other 采购 guidelines and requirements still apply. 个人可以对违规行为负责，并可能欠学院不当使用的资金。
  • 由于内部处理程序，所有预支，无论基金类型，都在星期四处理。

预支现金的流程

  • 向个人输入一个Requisition 
    • 包括：活动的所有必要细节和购买类型（谁，什么，何时，何地，为什么）
  • 通过直接存款或要求的纸质支票接收预付款
  • 做必要的事 购买
    • 购买必须在预支款项处理后进行。 提前日期的收据对预支无效。
  • 在两周内将收据退还并更改到应付帐款
    • 如有必要，在票据或备忘中澄清收据上的任何奇怪的、未明确标识的或可能有问题的项目
    • 应付账款将核对收据，并将剩余资金存入原始账户。
    • 超出预支金额的任何费用不计入 可补偿的
    • 事先的估计应该仔细计算。 退还超过50美元的找零可能会导致失去预支现金的特权。

所有员工都必须注册“直接存款”，以便通过财务主任办公室接收差旅费或其他资金。 资金将直接存入您的银行账户。 对于学院来说，直接存款更快、更安全、更便宜。

This direct deposit is separate from 工资 and must be submitted via 战士网络. 登录后，在“财务信息”下选择“我的银行信息”，输入必要的信息。

供应商付款是通过Paymentworks处理的，供应商必须在他们那里注册才能收到资金。

为了保护所有LC州立员工，财务总监办公室的工作人员无法编辑或查看在战士网络上输入的银行信息，员工（和学生）对自己的信息负责。 有每周提交截止日期，如果您没有输入有效和准确的信息，您的付款可能会延迟。